Epic (gestion de projet logiciel)

Journaux liées à cette note :

Voici-ci dessous, une partie de la liste de labels d'Issues que l'équipe tech de Spacefill utlisait sous GitLab. Cette liste de labels est le fruit d'un travail itératif d'environ 15 personnes, sur une période de 4 ans.

Voici comment cette liste a été élaborée :

Au départ, quelques labels ont été créés de manière organique par 3 développeurs et un product manager.
Après 3 mois d'usage, une page de documentation nommée "GitLab Spacefill labels" a été ajoutée au handbook de l'équipe.
Ensuite, au fur et à mesure des nouvelles problématiques rencontrées et de l'évolution des workflows, ce fichier de documentation a été amendé plus de 70 fois en 3 ans, par 11 contributeurs différents.
Ce document était modifié suivant le même processus que le reste du handbook et le code :
- Une personne commençait par créer une issue pour décrire une problématique
- Ensuite, cette même personne ou une autre faisait une proposition d'évolution du processus par la rédaction d'une Merge Request qui modifiait cette page de documentation
- Puis cette Merge Request entrait dans une phase de review par l'équipe, était corrigée, amendée...
- Et finalement, quand cette Merge Request était approuvée par toute l'équipe, elle était mergée et ensuite respectée par tous

J'ai conservé cette liste afin de pouvoir l'utiliser comme source d'inspiration ou de fondation pour mes prochains projets en équipe.

Pour ceux qui souhaitent s'en inspirer, je recommande de ne pas adopter cette liste intégralement d'emblée. Privilégiez plutôt une sélection ciblée des labels qui correspondent à vos processus actuels, puis incorporez progressivement de nouveaux labels selon l'évolution de vos besoins.

Mon expérience m'a démontré que la mise en place de processus dans une organisation humaine fonctionne mieux par petites étapes successives. Cette approche incrémentale s'avère bien plus efficace que de tenter d'imposer en bloc un processus complet qui risquerait d'être inadapté à votre contexte spécifique.

Voici cette liste.

Labels pour indiquer les types d'issue

Une issue doit avoir dans tous les cas un type et un seul type.

Couleur : FOAD4E

type::user-story : une issue qui apporte une fonctionnalité à l'application
type::improve : une issue qui apporte une amélioration mineure à une fonctionnalité existante, qui est plus simple de ne pas exprimer sous forme d'une user story, et qui bien sûr n'est pas un bug.
type::documentation-and-process : problème ou amélioration d'un process ou d'une documentation interne (les deux sujets documentation et processus sont liés parce que les processus sont documentés). La documentation du logiciel à destination des usagers de l'application n'entre pas dans cette catégorie, elles sont du type user-story, improve ou bug.
type::enabler : un changement qui n'apporte pas directement de valeur aux utilisateurs de l'application. Ce type est utilisé pour des issues dont le but est d'améliorer l'expérience des développeurs (voir définitions : SAFe Enablers,Les enablers en agile)
type::technical-debt : definition, label à utiliser, par exemple pour des issues dont le bug est d'upgrader une librairie, d'améliorer une implémentation, ou une proposition de refactoring… Ce label ne doit pas être utilisé pour des issues "produit".
type::support-ops : pour les tâches de support qui ne nécessitent généralement pas de merge request, par exemple : des migrations de données, des corrections de données, des extractions de données…
type::spike : voir la definition
type::meta : pour des issues de type "meta", par exemple, des issues dont le but est de créer d'autres issues, de faire de l'affinage d'issues, ou organiser des rituels…
type::meta-spec-writing : pour des issues dont l'objectif est de créer des issues ou des Epic, dont le but est de rédiger des spécifications techniques, ce sont des sortes d'issues de type "meta", mais plus spécifiques.

Couleur : D9534F

type::bug : pour des issues qui décrivent des dysfonctionnements de l'application
type::bug-job-CI : pour des issues qui décrivent des bugs de CI

Labels pour indiquer la priorité des issues

Couleur : FF0000

priority::critical : une issue qui doit obligatoirement être traitée tout de suite par un développeur
priority::24h : une issue qui doit être traitée d'ici 24h
priority::7days : une issue qui doit être traitée d'ici à 1 semaine

Labels de workflow

Une issue doit avoir un et seulement un label de type workflow, un et un seul label de type product-review.

Couleur : 0033CC

Draft
- workflow::need-product-specs : l'issue doit être spécifiée par un membre de l'équipe produit
- workflow::need-design : l'issue a besoin de wireframe, design, …
- workflow::need-tech-specs : l'issue doit être affiner par un membre de l'équipe tech
To do
- workflow::ready-for-development : l'issue est prête à être implémentée
- workflow::to-be-continued : l'issue a été commencée, mais mise en pause parce que le développeur est assigné sur une autre issue.
- workflow::doing : un développeur est en train de travailler sur cette issue
- workflow::ready-for-first-review : l'issue est prête à être review par un développeur
- workflow::ready-for-maintainer-review : l'issue est prête à être review par un maintainers
- workflow::blocked : l'issue est bloquée Par exemple :
  - l'issue est commencée, elle peut avoir une merge request de prête, mais le développeur ne peut pas la terminer, car elle dépend d'une autre Merge Request en cours d'élaboration ;
  - l'auteur de l'issue attend une réponse d'une personne externe de l'équipe produit ou tech, par exemple un client.
- workflow::ready-for-merge : l'issue a été review et est prête à être mergé
- need-cto : l'issue est bloquée parce qu'elle est en attente d'une validation par le CTO
Product review
- product-review::needed : indique que l'issue doit être review par un membre de l'équipe produit
- product-review::not-needed : indique que l'issue n'a pas besoin d'être review par l'équipe produit
- product-review::pending : issue en attente de review par un membre de l'équipe produit
- product-review::feedback : une demande de correction a été émise par un membre de l'équipe produit
- product-review::approved : la Merge Request a été review et validée par un membre de l'équipe produit avec plus aucune demande de correction

Labels d'intégration dans des boards

Couleur : 428BCA

board-product-refinement : pour intégrer des issues dans un Kanban board qui contient une liste d'issues que l'équipe produit doit affiner
board-tech-refinement : pour intégrer des issues dans un Kanban board qui contient une liste d'issues que l'équipe tech doit affiner
board-support : pour intégrer des issues dans un Kanban board qui contient une liste d'issues de support qui traitent des demandes externes à l'équipe tech ou produit.
board-cto : utilisé par le CTO pour suivre des issues "cross team"

Labels divers

Couleur : 7F8C8D

first-contribution : pour identifier des issues en théorie facilement réalisables par un nouveau développeur en phase d'onboarding.
sprint-planning : pour les issues de type meta, dont l'objectif est d'organiser le rituel Sprint Planning.
sprint-retrospective : pour les issues de type meta, dont l'objectif est d'organiser le rituel Sprint Retrospective.
sprint-retro-follow-up : pour identifier les sujets qui ont été remontés lors d'une session de Sprint Retrospective.
triage : pour identifier les issues qui doivent être triées, c'est-à-dire, décider si l'issue doit être abandonnée pour être placée dans un backlog.
need-to-be-planned : pour identifier des issues validées, mais qui doivent être planifiées, c'est-à-dire, être ajoutées dans un sprint
danger : pour identifier des issues qui doivent être traitées avec prudence, qui par exemple risquent de détruire des données.
tech-refinement : pour identifier une issue qui doit être affiner par l'équipe tech, mais qui n'a pas encore été ajoutée dans le board-tech-refinement.
tech-refinement-removed : pour identifier des issues qui étaient dans un board-tech-refinement mais qui n'ont pas été affiné par manque de temps et donc repoussées à une future session.
security : pour identifier des issues en lien avec la sécurité informatique, par exemple, un risque de fuite de données, de perte de données, d'intrusion…
version-outdated : pour identifier les issues dont l'objectif est la mise à jour de librairies ou de services.

Label de compétences nécessaires

Liste de labels peu utilisés, ils permettaient d'identifier les compétences techniques nécessaires pour pouvoir traiter l'issue.

Couleur : 5843AD

skills:ansible
skills:terraform
skills:nodejs
skills:postgraphile
skills:html/css
skills:docker
skills:gitlab-ci
skills:docker
skills:dev-ops
skills:postgres
skills:postgres-rls
skills:postgres-rbac
skills:postgresql-plsql
skills:postgresql-policy
skills:reactjs
skills:shellscript
skills:sql

En mars 2024, je me suis demandé comment utiliser correctement les termes Epic, Issue, User Story, Goal, Job Story, Vision, Pitch, Feature, Task, Bug, Spike, Dette technique, Theme.

Voici quelques réflexions à ce propos.

Tout d'abord, tous les artefacts suivants sont des Issues : Epic, User Story, Job Story, Vision, Pitch, Feature, Bug, Spike, Task.

Ensuite, Feature, Bug, Spike et Dette technique indiquent la finalité de l'issue, définissant la nature du travail à réaliser.

User Story et Job Story sont des méthodes de formulation d'issues.

J'ai mis beaucoup de temps à réaliser que les termes Epic, Vision, Theme, Pitch, Goal et Task permettent d'indiquer le niveau d'imprécision d'un objectif.

Exemple allant du flou très prononcé à une version faiblement floue :

Vision – Le niveau le plus large et abstrait, décrivant une aspiration à long terme.
Theme – Une direction stratégique regroupant plusieurs objectifs ou Epics.
Pitch – Une proposition d'idée ou une justification d'un projet, pouvant inclure des objectifs mais restant plus conceptuel.
Goal – Un objectif spécifique à atteindre, souvent mesurable.
Epic – Une grande fonctionnalité ou un ensemble de tâches qui contribuent à un objectif plus large.
Task – Niveau le plus précis, une tâche est une unité de travail concrète et actionnable.

Une ou plusieurs Merge Requests constituent une réponse formelle, exprimée en code, parmi toutes les réponses possibles à une demande formulée dans une issue.
Seule cette réponse formelle, exprimée en code, est véritablement précise. Même l'issue, aussi détaillée soit-elle, conserve toujours une part de flou.

Attention tout de même : quand je dis qu'une issue de type Vision est floue, cela ne veut pas dire que son auteur peut bâcler sa rédaction.
Si, par exemple, la description est limitée à 500 mots, l'auteur doit exploiter au mieux cette limite pour présenter sa vision avec précision. L'objectif n'est pas de créer du flou volontairement, mais plutôt d'exprimer clairement un concept qui, par nature, comporte encore des zones d'incertitude à explorer.

Voici quelques exemples d'issue floue publiés ici :

Une issue, en tant que texte écrit, comporte une part inévitable d'ambiguïté et nécessite donc son auteur pour être défendue :

C’est que l’écriture, Phèdre, a, tout comme la peinture, un grave inconvénient. Les œuvres picturales paraissent comme vivantes ; mais, si tu les interroges, elles gardent un vénérable silence. Il en est de même des discours écrits. Tu croirais certes qu’ils parlent comme des personnes sensées ; mais, si tu veux leur demander de t’expliquer ce qu’ils disent, ils te répondent toujours la même chose. Une fois écrit, tout discours roule de tous côtés ; il tombe aussi bien chez ceux qui le comprennent que chez ceux pour lesquels il est sans intérêt ; il ne sait point à qui il faut parler, ni avec qui il est bon de se taire. S’il se voit méprisé ou injustement injurié, il a toujours besoin du secours de son père, car il n’est pas par lui-même capable de se défendre ni de se secourir.

Phèdre - Dialogue de Platon

Conséquence pratique de tout cela :

L'auteur d'une issue doit être disponible et accorder du temps à la personne qui va implémenter son issue.
La personne qui implémente cette issue doit accepter l'imprécision de cette issue. En posant des questions, le développeur doit aider l'auteur à rendre cette issue plus précise.
L'auteur de l'issue doit accepter de recevoir une implémentation qui ne correspond pas exactement à sa vision… et dans ce cas, il doit soit l'accepter ou accorder plus de temps à cette issue afin d'effectuer plusieurs itérations de correction de l'implémentation.

Ces règles pratiques sont aussi valables lorsqu'une issue est déclinée dans des issues avec un niveau de précision supérieur. Par exemple, lors de la rédaction d'issues de type Epic à partir d'une issue de type Vision.

« Permettre à l'auteur de défendre son texte » ne signifie pas exclusivement un dialogue oral. Ce dialogue peut s'effectuer :

Par chat synchrone ;
Par commentaire d'issue asynchrone ;
Par visioconférence ;
etc

Je pense que le niveau de précision d'une issue détermine le mode de communication à privilégier. Pour les issues de haut niveau d'abstraction — très floues (Vision, Theme, Pitch), la communication orale se révèle généralement plus efficace, car elle permet des échanges dynamiques et immédiats sur des concepts abstraits.

En revanche, pour les issues plus précises (Tasks, certaines Features), je privilégie une approche asynchrone avec des questions écrites détaillées. Cette méthode offre à l'auteur le temps nécessaire pour réfléchir et affiner sa rédaction. Je ne recours à la communication orale que lorsque des problèmes de compréhension persistent malgré les échanges écrits, afin de débloquer rapidement la situation.

Je cherche des solutions pour bien indiquer le niveau de précision des issues que j'écris.

Voici quelques exemples d'introductions d'issues :

Cette issue est de type "vision", c'est donc normal qu'elle soit imprécise. Les zones d'ombre seront affinées progressivement dans des sous-issues spécifiques. Pour clarifier certains aspects, des échanges oraux pourront être organisés afin de répondre à vos questions et d'enrichir cette vision.

Autre exemple :

Cette issue a été rédigée avec un souci particulier de précision. Si vous identifiez des erreurs, des incohérences ou si certains points nécessitent des éclaircissements, n'hésitez pas à les signaler dans les commentaires. Pour toute difficulté de compréhension ou doute persistant, je reste disponible pour organiser une session en visioconférence afin de faciliter nos échanges.

En mars 2024, je me suis interrogé sur les points communs et les différences entre les termes suivants : "Mission", "Projet", "Objectif", "Goal", Epic et North Star.

Dans cette note, je souhaite partager quelques réflexions sur le concept de North Star.

La principale caractéristique de la North Star — ou étoile polaire — est son unicité. Ainsi, je définis un objectif comme une "North Star" lorsque celui-ci constitue l’unique objectif principal d’une organisation.

D'autre part, en faisant des recherches j'ai constaté que "North Star" est surtout utilisé dans l'univers Startup pour décrire une metrics unique et principale, nommée "North Star metric".

North Star semble peu utilisé pour décrire un objectif principal.

J'ai du mal à bien définir le terme thème en gestion de projet logiciel.

Dans cette note, je vais décrire les deux définitions que je connais.

Voici une définition de Ken Rubin, auteur du livre Essential Scrum :

A collection of related user stories. A theme provides a convenient way to indicate that a set of stories have something in common, such as being in the same functional area.

Dans la section glossaire de Essential Scrum

Un Theme peut-être assigné à tout type d'issue, par exemple Epic ou User Story.

Les auteurs du livre Product Roadmaps Relaunched ont une autre définition de Theme :

As we’ve touched on, in the relaunched roadmapping process we use themes and subthemes to express customer needs. This is probably a new concept for many of you, so let’s define what we mean by these terms.

Themes are an organizational construct for defining what’s important to your customers at the present time.

...

So, again, themes and subthemes represent the needs and problems your product will solve for. A need is generally something the customer doesn’t have yet, whereas a problem is something that’s not working right (with the existing product, or whatever substitute they might currently be using). Even though these two terms suggest subtle differences, the important point is that both refer to a gap or pain in the customer’s experience. When identifying the themes and subthemes for your roadmap, remember to consider both needs and problems from all angles.

Jared Spool, paraphrasing our very own Bruce McCarthy, says, “Themes help teams stay focused without prematurely committing to a solution that may not be the best idea later on.” As Spool points out, it is important to focus most of the roadmapping effort on customer needs and problems because “the viability of a feature may shift dramatically, while the nature of an important customer problem will likely remain the same.”

Page 124 du livre Product Roadmaps Relaunched

Dans ce livre, un Theme représente un besoin client important à un instant donné.

D'après ce que j'ai compris, Product Roadmaps Relaunched adopte une définition plus restrictive du concept de thème que Essential Scrum. Dans Product Roadmaps Relaunched, un thème sert uniquement à décrire des fonctionnalités de façon imprécise.

Exemple tiré du livre Product Roadmaps Relaunched :

Theme: Billing & payments

Subtheme: Billing & payments API integration

Subtheme: API integration testing

Pour résumer :

Essential Scrum inclut des thèmes qui ne sont pas seulement liés aux fonctionnalités, mais aussi à la stratégie globale, à l’organisation, voire aux aspects techniques et processus internes.
Product Roadmaps Relaunched reste focalisé sur l'expérience utilisateur et les besoins clients, avec des thèmes qui expriment des fonctionnalités sans trop rentrer dans les considérations techniques ou organisationnelles.

#JaiDécidé d'adopter la définition de "Theme" donnée dans Essential Scrum.